Introduzione
Sostituire i tavoli alle scrivanie
Rendere l’arredamento flessibile
Predisporre un ambiente accogliente
Sfruttare temperatura e colore nel modo giusto
Curare le aree per la pausa caffè
Conclusioni

Intro
In questo articolo sull’illuminazione dei luoghi di lavoro vi abbiamo parlato di come impostare un’illuminazione che non solo aiuti a migliorare la produttività nei luoghi di lavoro, ma anche il benessere che vivono quegli spazi.

La produttività in ufficio, 

dall’ambiente all’individuo

Oggi vogliamo affrontare invece il concetto più ampio di produttività in ufficio, quindi tenteremo di dare qualche consiglio a riguardo. Come già abbiamo detto, l’attenzione allo spazio è fondamentale per farci esprimere al massimo in ambiente lavorativo.

Quindi la prima domanda che ci poniamo è: il nostro ufficio è progettato con un design adatto a massimizzare la nostra produttività?

Di seguito analizzeremo alcuni punti riguardanti le caratteristiche, e quindi anche le modifiche da poter apportare, per scoprire se i nostri spazi sono capaci di farci rendere al meglio.

Abbiamo già detto come design e ambiente siano capaci di influenzare il tuo modo di lavorare e quindi anche la qualità del tuo lavoro. Uno studio intitolato Workspaces that move people dell’Harvard Business Review ha dimostrato come una mensa più grande, aree ripensate per essere più tranquille e accoglienti, macchine del caffè in posizioni strategiche e altre accortezze del genere possono aumentare significativamente il benessere, le interconnessioni tra individui, la produttività e quindi portare anche a un aumento degli introiti per l’azienda.

L’idea di ufficio va ridefinita nella sua essenza, non va più visto come luogo di efficienza meccanica ma come ambiente dinamico, aperto alla contaminazione e alla condivisione, il tutto in un’ottica di aumento della produttività. Gli spazi devono quindi diventare materia organica, capace di rimodellarsi continuamente sulle necessità contingenti degli individui che quegli spazi li fanno vivere. Quindi è la necessità del momento a ridefinire continuamente lo spazio e il design dell’ufficio, più che un’impostazione classica con camere preimpostate per un solo utilizzo e chiuse a compartimenti stagni.

In una società in cui gli stili di vita sono sempre più frammentari, i confini tra realtà lavorativa e privata sono sempre più permeabili, il design dei luoghi lavorativi dovrebbe adattarsi alle differenti esigenze del momento e agli interpreti che ha al suo interno, per permettere ai singoli di esprimersi al meglio, come ad esempio si legge in un comunicato stampa del SalonedelMobile.Milano (intitolato Workplace 3.0 2017. Lo spazio-lavoro di domani nuove commistioni tra virtuale e fisico, condivisione e individualità, interno ed esterno). Questo sta a indicare come sia attuale questa visione degli spazi lavorativi, tanto da proporre un Salone dedicato agli ambienti lavorativi.

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Ecco una serie di spunti su come modificare il design degli spazi lavorativi per aumentare la produttività:

– Sostituire i tavoli alle scrivanie

Se lo scambio e l’interconnessione sono importanti per sviluppare i rapporti e quindi a migliorare la produttività, portando anche ad aumenti di fatturato per l’azienda, si dovrebbe pensare di sostituire le scrivanie, simbolo del lavoro in solitaria davanti a un monitor, con dei tavoli dove poter lavorare fianco a fianco con i colleghi. La scrivania infatti, di per sé, porta ad un isolamento al contrario del tavolo, che permette di avere i colleghi più vicini. Se poi il tavolo è un elemento di design che migliora anche l’aspetto estetico dell’ufficio tanto di guadagnato, soprattutto per la produttività delle persone. Infatti se il tavolo è ben calibrato sulle esigenze degli individui, con i giusti spazi, e i necessari supporti tecnologici, e non solo, questo incoraggerà le persone a collegarsi e rimodulare l’ufficio a seconda delle necessità del momento.

– Rendere l’arredamento flessibile

Sempre in quest’ottica, di rimodellamento continuo in base alle esigenze, di nuovi design, di sempre maggiore connessione per aumentare la produttività, nel caso in cui lo spazio di lavoro fosse limitato è importante renderlo multifunzionale. Per questo motivo è importante scegliere soluzioni di design ma anche facili da muovere. Sedute, luci e tutto l’arredamento dell’ufficio in generale dovrebbe essere adattabile ad ogni situazione.

– Predisporre un ambiente accogliente

Sembra scontato ma un ambiente accogliente è fondamentale per aumentare la produttività sul luogo di lavoro. Potrebbe esserci la necessità di spostarsi per esigenze lavorative o solamente per essere in una posizione più comoda, è per questo che è importante offrire sedute confortevoli e tutte le accortezze necessarie per spostarsi. La produttività ne beneficerà sicuramente dato che grazie a una maggiore libertà di movimento ci saranno anche cambi di prospettiva, che spesso e volentieri portano a nuove idee.

– Sfruttare temperatura e colore nel modo giusto

Per quanto riguarda l’utilizzo del colore, secondo la ricercatrice Angela Wright, l’utilizzo dei colori nelle giuste combinazioni e con la corretta intensità, può portare ad aumentare la produttività delle persone. Questo studio con molta probabilità si ispira all’opera dell’artista russo Vassily Kandinsky, che ne “Lo spirituale nell’arte” affronta l’argomento dell’effetto dei colori sulla percezione. Secondo lo studio della Wright il blu stimola la mente, il giallo ispira la creatività, il verde calma, il rosso eccita e ci predispone all’azione fisica. Riguardo alla temperatura invece, la Cornell University in un suo studio del 2004, ha dimostrato come l’aumento della temperatura dell’ambiente lavorativo da 20° a 25°C ha incrementato l’indice di digitazione del 150% e migliorato l’indice degli errori di battitura, facendoli diminuire del 44%. Di certo questi sono dati che dimostrano un aumento della produttività, se pur relativi alla sola attività di scrittura.

– Curare le aree per la pausa caffè

Per quanto riguarda gli spazi di ristoro questi dovrebbero apparire come un vero bar. La maggior parte dei lavoratori necessita di due caffè al giorno, quindi uno spazio con sedie confortevoli e tavoli per poter incoraggiare la conversazione e lo scambio di idee dovrebbe essere la norma. Questo anche perché le idee migliori vengono proprio quando non si sta pensando a quella cosa.

Conclusioni
Gli spazi lavorativi dovrebbero essere concepiti come luoghi senza postazioni fisse, dove c’è la possibilità di muoversi, di mescolarsi e confrontarsi, ambienti informali con arredi e design rimodulabili per stimolare la creatività e adattabili alle necessità delle diverse situazioni. Un alto livello di comfort, tema a noi sempre caro, ambienti pensati con un occhio di riguardo al design e situazioni più domestiche faranno si che la produttività aumenti in modo esponenziale, ma non solo, anche il benessere fisico e mentale dell’individuo ne gioverà.

Idealmente, non sarà più l’individuo a doversi adattare al proprio ufficio ma la struttura si modulerà sui ritmi e sulle necessità delle persone per far si che queste diano il massimo rendendo infine il luogo del lavoro un luogo di scambio e crescita, ed in ultima analisi, un luogo piacevole da vivere.